Una oficina eficiente comienza mucho antes de colocar la primera mesa

Equipar una oficina no consiste simplemente en elegir mesas, sillas y armarios y distribuirlos allí donde queda espacio.

Un proyecto profesional de mobiliario de oficina en Almería debe comenzar analizando cómo funciona la empresa, cuántas personas utilizarán el espacio, qué tareas desarrollarán, cómo necesitan relacionarse entre ellas y qué necesidades puede tener la organización en el futuro.

En Gazquezmartinez Equipamientos partimos precisamente de esa idea:

Primero se diseña. Después se equipa.

Porque suministrar mobiliario es una cosa. Instalar oficinas es la nuestra.

Cada elemento debe tener una razón para estar donde está

Una mesa de oficina no es simplemente una superficie sobre cuatro patas.

Tiene unas dimensiones determinadas, una orientación, una estructura, unas necesidades de electrificación y una relación directa con la silla, los monitores, el almacenamiento y el espacio disponible alrededor del usuario.

Lo mismo ocurre con el resto del equipamiento.

Una silla debe seleccionarse teniendo en cuenta quién va a utilizarla y durante cuánto tiempo.

Un armario necesita espacio suficiente para su apertura y debe estar situado en un lugar accesible sin interferir en las circulaciones.

Una mesa de reunión debe dimensionarse según el número habitual de usuarios y el espacio disponible alrededor de ella.

Una cajonera puede necesitar archivo personal, almacenamiento auxiliar o simplemente apoyar el funcionamiento del puesto.

Por eso, no todo el mobiliario sirve para cualquier oficina ni todas las soluciones proporcionan las mismas condiciones de ergonomía, funcionalidad, durabilidad e imagen.

El mobiliario de oficina debe formar parte de un proyecto

Dentro de una oficina pueden convivir muchos elementos:

• Mesas operativas.
• Mesas multipuesto.
• Sillas ergonómicas.
• Sillones de dirección.
• Cajoneras.
• Armarios y archivadores.
• Mostradores de recepción.
• Mesas de reunión.
• Zonas colaborativas.
• Mamparas.
• Cabinas acústicas.
• Separadores.
• Sistemas de electrificación.

La clave no está únicamente en seleccionar buenos productos.

La verdadera calidad del proyecto aparece cuando todos esos elementos funcionan conjuntamente.

Distribución y circulación: aprovechar el espacio sin saturarlo

Cada metro cuadrado de una oficina tiene valor.

Una mala distribución puede generar recorridos innecesarios, zonas infrautilizadas, puestos incómodos o espacios que dificultan la comunicación.

Antes de seleccionar el mobiliario conviene estudiar las circulaciones principales y garantizar que las personas puedan desplazarse cómodamente entre puestos, despachos y zonas comunes.

Como criterio general de proyecto pueden plantearse pasos próximos a los 90 cm, ampliándolos en zonas de mayor circulación y adaptándolos siempre a las exigencias de accesibilidad y evacuación aplicables.

El objetivo no debe ser introducir el máximo número posible de mesas.

Debe ser conseguir el número adecuado de puestos manteniendo unas buenas condiciones de utilización.

Las dimensiones de la mesa también importan

No todas las tareas necesitan la misma superficie.

Una mesa operativa puede situarse habitualmente en dimensiones aproximadas de entre 140 y 180 cm de ancho y 70-80 cm de fondo, aunque la solución definitiva dependerá de la actividad realizada.

Una persona que utiliza dos monitores, documentación técnica o planos puede necesitar una superficie diferente a la de un puesto comercial utilizado de manera ocasional.

Por ello, primero debemos conocer la actividad y después determinar las dimensiones.

No al contrario.

Ergonomía: diseñar para las personas

La ergonomía es uno de los aspectos fundamentales de cualquier proyecto de mobiliario profesional.

La superficie de trabajo suele situarse aproximadamente entre 72 y 75 cm de altura, combinándose con una silla correctamente regulable.

Pero la ergonomía no depende exclusivamente de la silla.

También intervienen:

• Altura y profundidad de la mesa.
• Posición de las pantallas.
• Espacio disponible para las piernas.
• Utilización de reposabrazos.
• Distribución del teclado y otros dispositivos.
• Movilidad alrededor del puesto.
• Tiempo de utilización durante la jornada.

Una oficina debe diseñarse para que las personas puedan desarrollar su trabajo en las mejores condiciones posibles.

Iluminación: aprovechar la luz sin generar problemas

Disponer de grandes ventanales puede ser una ventaja, pero también puede producir reflejos y deslumbramientos sobre las pantallas.

Por este motivo, la orientación de los puestos debe estudiarse en relación con la entrada de luz natural y con las luminarias existentes.

En determinados proyectos puede resultar conveniente combinar la distribución del mobiliario con cortinas técnicas Screen, sistemas de protección solar u otras soluciones destinadas a mejorar el confort visual.

Diseñar correctamente significa contemplar todos estos factores desde el principio.

Electrificación y conectividad

Una oficina actual necesita mucho más que enchufes.

Ordenadores, monitores, cargadores, teléfonos, dispositivos USB, redes de datos y sistemas audiovisuales hacen que la electrificación sea una parte esencial del proyecto.

Por eso, antes de decidir definitivamente dónde colocar una mesa debemos saber:

• Dónde llegan las instalaciones.
• Cuántas conexiones necesita cada puesto.
• Cómo se distribuirá el cableado.
• Si necesitamos bandejas portacables.
• Cómo evitar cables visibles o atravesando zonas de paso.
• Qué posibles ampliaciones pueden producirse en el futuro.

Una correcta planificación permite conseguir espacios más limpios, seguros y fáciles de mantener.

Almacenamiento: colocar cada cosa donde realmente se necesita

Instalar armarios no consiste en llenar paredes libres.

Antes debemos estudiar qué necesita almacenar realmente cada departamento.

No es lo mismo documentación utilizada diariamente que archivo histórico.

Tampoco necesita el mismo almacenamiento un departamento administrativo que uno comercial o técnico.

Una buena planificación permite determinar:

qué almacenar, cuánto almacenar y dónde debe estar situado.

Esto evita utilizar superficie innecesaria y facilita el trabajo diario.

Acústica y privacidad en las oficinas abiertas

Los espacios abiertos han aumentado las posibilidades de comunicación entre equipos, pero también han introducido nuevos retos acústicos.

Conversaciones, llamadas, reuniones y videoconferencias pueden convertirse en una fuente constante de distracciones.

Por ello, un proyecto completo puede incorporar soluciones como:

• Separadores acústicos entre mesas.
• Paneles fonoabsorbentes.
• Mamparas.
• Cabinas acústicas.
• Zonas específicas para reuniones.
• Distribución estratégica de las áreas más ruidosas.

El mobiliario y la acústica deben trabajar conjuntamente.

Una oficina debe poder cambiar

Las empresas evolucionan.

Pueden aumentar sus equipos, modificar departamentos o incorporar nuevas formas de trabajo.

Una oficina bien diseñada debería poder acompañar esa evolución.

Mesas modulares, sistemas de electrificación accesibles, almacenamiento compartido, mamparas desmontables y elementos móviles pueden facilitar futuras reorganizaciones.

Pensar únicamente en las necesidades actuales puede provocar que una oficina quede obsoleta demasiado pronto.

Cada puesto tiene necesidades diferentes

Uno de los errores habituales al seleccionar mobiliario de oficina es intentar resolver todos los espacios con las mismas soluciones.

No necesita el mismo equipamiento:

• Un puesto administrativo de utilización intensiva.
• Un despacho de dirección.
• Una recepción.
• Una sala de reuniones.
• Un open space.
• Una zona colaborativa.
• Un espacio de espera.
• Un puesto comercial ocasional.

Diseñar correctamente significa preguntar primero cómo se va a trabajar y seleccionar después el producto.

El espacio también cuesta dinero

Una distribución incorrecta puede desaprovechar metros cuadrados que la empresa está pagando todos los meses.

También puede provocar posteriormente modificaciones, compras adicionales o cambios de instalaciones que podrían haberse evitado con una correcta planificación inicial.

Por eso trabajamos con un planteamiento diferente:

Analizamos el espacio → estudiamos las necesidades → definimos la distribución → seleccionamos el mobiliario.

No elegimos primero el mueble para buscar después dónde colocarlo.

Materiales y acabados pensados para uso profesional

Una oficina es un espacio sometido a una utilización continuada.

Tableros, cantos, estructuras metálicas, guías, mecanismos, tejidos, tapizados y herrajes deben seleccionarse teniendo en cuenta su resistencia y mantenimiento.

El precio de compra es importante, pero también deben valorarse:

• Durabilidad.
• Intensidad de utilización.
• Posibilidad de mantenimiento.
• Ergonomía.
• Calidad de los mecanismos.
• Facilidad de limpieza.
• Disponibilidad de repuestos.
• Vida útil prevista.

Una solución aparentemente económica puede terminar resultando más cara si no responde adecuadamente al uso para el que fue adquirida.

Diseño e imagen corporativa

Una oficina también comunica.

Los colores, maderas, tejidos, estructuras y acabados transmiten una determinada percepción de la empresa a trabajadores, clientes y proveedores.

Por eso, el diseño no debería plantearse como un elemento separado de la funcionalidad.

Una oficina puede ser atractiva, contemporánea y representativa, pero al mismo tiempo debe resultar cómoda, ordenada y eficiente.

El objetivo es encontrar el equilibrio.

Mobiliario de oficina en Almería con un planteamiento integral

En Gazquezmartinez Equipamientos trabajamos proyectos de mobiliario de oficina en Almería desde una perspectiva global.

No queremos limitarnos a suministrar una mesa o una silla.

Queremos saber:

quién va a utilizarla, para qué la necesita, dónde debe estar situada, qué espacio tiene disponible y qué espera conseguir con ella.

Estudiamos distribución, ergonomía, almacenamiento, iluminación, electrificación, acústica, acabados y posibilidades de evolución para proponer soluciones adaptadas a cada empresa.

Porque detrás de una oficina bien equipada debe existir siempre una oficina bien pensada.

Gazquezmartinez Equipamientos

Especialistas en diseño, suministro e instalación de espacios de trabajo.

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